Un logiciel de gestion pour école de langues, du test de niveau au certificat
Du premier message WhatsApp d'un futur élève à son certificat de fin de niveau : tests, groupes, professeurs, présences et scolarité dans un seul outil.
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Une école de langues se gère par niveaux
Dans une école de langues, l'élève ne s'inscrit pas une seule fois : il passe de A1 à A2, de B1 à B2, d'un groupe du soir à un groupe du samedi, parfois dans deux langues. Palatryx garde son niveau langue par langue, de la première demande au dernier certificat.
Choisissez le type « Centre de langues » à l'ouverture : vocabulaire et niveaux de départ sont adaptés. L'échelle par défaut va de A1 à C2, comme le CECRL, et se modifie à votre guise.
Du premier contact au test de niveau en ligne
- Chaque demande (WhatsApp, Facebook, site web, accueil) devient une fiche prospect : langues souhaitées, niveau déclaré, date de relance.
- Le prospect reçoit un lien de test et le passe sur son téléphone, sans compte. Vous écrivez les questions ; la correction est automatique.
- Son niveau estimé s'inscrit sur sa fiche, par exemple « Anglais B1 » : vous savez dans quel groupe le placer avant de le rappeler.
- Un clic le convertit en élève : coordonnées, niveau et numéro d'inscription suivent.
Groupes, planning et professeurs
Un groupe est une session : cours, professeur, salle, période, effectif et créneaux hebdomadaires. Déclarez les créneaux et les séances se créent pour toute la session.
Le planning se filtre par professeur, salle ou langue, se modifie par glisser-déposer et signale les conflits de salle ou de professeur. Pour un cours à distance, ajoutez à la session un lien de visioconférence (Meet, Zoom, Teams).
Chaque professeur a sa fiche (langues enseignées, tarif horaire) et son espace : séances du jour, élèves, appel et paie du mois, calculée sur les heures données moins les absences validées.
Présences, scolarité et reçus
Le professeur fait l'appel sur son téléphone : présent, absent, en retard ou excusé. L'assiduité se calcule seule, et l'absence d'un élève peut prévenir sa famille par e-mail, et par WhatsApp ou SMS dès que le centre a connecté ses comptes.
La scolarité se découpe en tranches datées, jusqu'à 12. La caisse enregistre espèces, Mobile Money (avec la référence), carte, virement ou chèque, et remet un reçu numéroté. Rappels avant l'échéance, puis à J+1, J+7, J+15 et J+30.
Validation du niveau et certificat
À la fin d'une session, vous validez le niveau de chaque élève. Palatryx propose le niveau suivant si l'assiduité atteint 70 % et que le quiz final, s'il existe, est réussi. La validation génère le certificat de fin de formation à partir de votre modèle, et le range sur la fiche de l'élève.
Le test en ligne et les modèles de documents dépendent de l'offre choisie : la page des tarifs indique ce que chaque offre inclut.
Questions fréquentes
Palatryx peut-il gérer une école de langues ?
Oui : test de niveau en ligne, niveaux par langue, groupes, planning, présences, paie des professeurs à l'heure, scolarité en tranches et certificats, pour plusieurs langues dans un même centre.
Comment faire passer un test de niveau à un futur élève ?
Créez un quiz marqué « test de niveau », puis cliquez sur Envoyer depuis la fiche du prospect : il répond sur son téléphone et son niveau estimé s'inscrit sur sa fiche.
Comment payer les professeurs d'une école de langues à l'heure ?
Saisissez le tarif horaire sur leur fiche : chaque mois, la page de paie multiplie par ce tarif les heures des séances données, absences approuvées déduites.
Peut-on donner des cours à distance avec Palatryx ?
Ajoutez à une session le lien d'une réunion créée dans Meet, Zoom ou Teams : l'équipe et le professeur l'ouvrent en un clic. Palatryx ne crée pas la réunion.
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