Logiciel de gestion des paiements des apprenants, du reçu au résultat net
Chaque encaissement est daté, numéroté et rattaché à un apprenant, à un motif et à une tranche. La recette du jour, celle du mois et le résultat net se lisent sans tableur.
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Un journal de caisse, mois par mois
Tous les encaissements du centre arrivent dans un seul journal, un mois à la fois. En haut : la recette du jour, la recette du mois (remboursements déduits) et la TVA collectée, avec une carte par méthode de paiement utilisée.
Le journal s'exporte en Excel ou s'imprime en PDF. Il n'y a ni ouverture ni clôture de caisse : chaque encaissement est horodaté et fait foi.
Un encaissement, un motif, un reçu
- Motif : frais d'inscription, scolarité, matériel, frais d'examen ou autre. Pour la scolarité, vous choisissez la tranche réglée et le montant se remplit avec le reste dû.
- Méthode : espèces, Mobile Money, carte, virement ou chèque. Pour le Mobile Money, vous saisissez la référence de la transaction, quel que soit l'opérateur (MTN MoMo, Orange Money, Wave, Moov Money, Airtel Money, M-Pesa).
- TVA incluse : le taux du centre est proposé, le payeur règle le montant saisi et la part de TVA apparaît au journal.
- Deux numéros uniques : la référence PAY- de l'opération et le numéro FAC- de la facture remise au payeur. Chaque compteur repart chaque année, et un numéro n'est jamais réutilisé.
- Le reçu A5 s'imprime ou s'enregistre en PDF, avec le montant en lettres, et part par e-mail si l'apprenant a une adresse et que l'e-mail du centre est configuré.
Tranches, promotions et remboursements
La scolarité se paie en 1 à 12 tranches datées. Chaque encaissement avance la tranche choisie, et le reste dû se recalcule depuis les encaissements, jamais à la main. Une promotion de session (pourcentage ou montant fixe) se choisit à la création de l'échéancier.
Un paiement confirmé ne se modifie ni ne se supprime. Pour rendre de l'argent ou corriger une erreur, un administrateur enregistre un remboursement : une ligne négative, avec son motif, qui reprend le numéro de facture d'origine et rouvre la tranche concernée.
Dépenses et résultat net
Loyer, électricité, fournitures, marketing, transport, impôts : les dépenses se saisissent par catégorie et par mois. Le rapport financier en tire un résultat net hors TVA : encaissements, moins la TVA collectée, la paie versée et les dépenses, sur un jour, un mois ou une année.
Les revenus sont aussi répartis par méthode de paiement et par motif, et s'exportent en CSV.
Questions fréquentes
Comment gérer les paiements des apprenants ?
Enregistrez chaque encaissement à la caisse : apprenant, motif, méthode et, pour la scolarité, tranche réglée. Palatryx remet un reçu numéroté, met à jour le reste à payer et additionne les recettes du jour et du mois. Une erreur se corrige par un remboursement, jamais en effaçant une ligne.
Un paiement saisi par erreur peut-il être supprimé ?
Non, et c'est voulu : un encaissement confirmé ne s'efface pas. On le rembourse en totalité avec le motif « Erreur de saisie », puis on enregistre le bon paiement.
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