Logiciel de gestion pour centre de formation au Cameroun

Gérer un centre de formation au Cameroun, sans cahier ni tableur

À Douala, à Yaoundé ou ailleurs, un centre de formation vit au rythme des messages WhatsApp et des appels : les demandes arrivent par Facebook ou par téléphone, la scolarité se règle en plusieurs tranches, en espèces ou par Mobile Money, les formateurs sont payés à l'heure et chaque rentrée ouvre de nouvelles sessions. Tout cela tient souvent dans un cahier, un tableur et des reçus manuscrits.

Palatryx remplace ces trois outils par un seul, que la réception, les formateurs et la direction partagent en temps réel. Chaque apprenant a une fiche, chaque paiement un reçu numéroté, chaque tranche impayée une relance.

Tout ce que Palatryx gère, de la première demande à l'attestation

Prospects : chaque demande reçue par Facebook, WhatsApp, votre site web ou à l'accueil entre dans un pipeline, avec une date de relance.
Test de niveau en ligne : le prospect le passe sur son téléphone, son niveau s'inscrit tout seul sur sa fiche.
Inscriptions : un numéro d'inscription automatique, au sigle de votre centre, et un dossier complet par apprenant.
Formations et sessions : cours, sessions, salles, créneaux et effectifs.
Planning : les séances se créent pour toute la session, et les conflits de salle ou de formateur sont signalés d'avance.
Présences : l'appel se fait sur téléphone, la famille est prévenue d'une absence.
Caisse : encaissements, reçus numérotés, remboursements tracés.
Échéanciers et impayés : tranches datées, relances automatiques jusqu'au paiement.
Formateurs : espace personnel, séances du mois, paie calculée au taux horaire.
Attestations : certificats et contrats générés en PDF, signables en ligne.
Rapports : chiffre d'affaires, dépenses, résultat net, taux de remplissage et rétention.

Une caisse en FCFA, avec MTN Mobile Money et Orange Money

Le FCFA n'a pas de centimes : Palatryx non plus. Les montants se saisissent et s'affichent en francs entiers, le reçu les écrit en lettres (« francs CFA ») et la caisse additionne la recette du jour et celle du mois, méthode par méthode.

La caisse enregistre les espèces, le Mobile Money, la carte, le virement et le chèque. Pour un paiement MTN Mobile Money ou Orange Money, vous saisissez la référence de la transaction : elle figure sur le reçu, et l'opération se retrouve ensuite dans le journal de caisse.

Un paiement confirmé ne s'efface jamais : pour corriger une erreur, on rembourse, et tout reste tracé.

Scolarité en plusieurs tranches, jusqu'à 12, avec échéances datées, frais d'inscription et remises.
Rappel 3 jours avant l'échéance, puis relances à J+1, J+7, J+15 et J+30, par e-mail, et par WhatsApp ou SMS lorsque vous connectez vos comptes.
TVA incluse réglable : saisissez une fois le taux du centre (19,25 % au Cameroun, 0 % pour ne pas en appliquer), chaque reçu garde le taux utilisé.

RCCM, NIU, agrément MINEFOP : vos mentions sur chaque document

À la création du centre, vous pouvez renseigner votre statut, votre immatriculation au RCCM, votre identifiant fiscal (NIU), votre numéro d'agrément MINEFOP et votre siège social. Ces mentions apparaissent ensuite au pied des documents que Palatryx génère : reçus, devis, attestations et contrats.

Le logo du centre, son en-tête et la signature de son responsable se posent automatiquement sur les mêmes documents, sans les retaper à chaque fois.

Un pays bilingue, un logiciel bilingue

Le Cameroun compte des centres francophones, anglophones et bilingues. L'interface de Palatryx existe en français et en anglais : chaque utilisateur choisit sa langue, et le centre fixe celle par défaut. La documentation suit.

Pour les centres de langues (anglais, français, allemand, espagnol…), le test de niveau en ligne est corrigé automatiquement et le niveau, de A1 à C2, s'inscrit tout seul sur la fiche du prospect.

Pensé pour le téléphone, à l'heure de Douala

Palatryx fonctionne dans le navigateur : rien à installer à la réception. Sur téléphone, il s'ajoute à l'écran d'accueil comme une application, les notifications de l'équipe y arrivent, et les formateurs font l'appel en classe depuis leur poche.

Les numéros s'écrivent avec l'indicatif +237 par défaut, et le centre travaille à l'heure du Cameroun. Vous avez déjà des listes Excel ? Importez vos apprenants et vos prospects en CSV avec le modèle fourni : les lignes à corriger sont signalées avant l'import.

Douala, Yaoundé et au-delà : plusieurs sites, une seule direction

Un centre à Douala avec une antenne à Yaoundé ? La fonction Multi-sites rattache chaque salle et chaque session à son site : le planning se filtre par site, et les dépenses, le chiffre d'affaires et les rapports se ventilent par site, sous une seule direction.

Pour quels centres de formation ?

Pour tous ceux qui gèrent des inscriptions, des sessions et des paiements : écoles de langues, centres d'informatique, de comptabilité et de gestion, formation professionnelle et métiers, instituts privés, organismes qui forment les salariés d'entreprises clientes. Le type de centre adapte le vocabulaire, les niveaux et les fiches.

Vos données restent les vôtres

Un espace par établissement : chaque centre ne voit que ses propres données.
Trois rôles, trois écrans : la réception, les formateurs et la direction ne voient pas les mêmes choses.
Double vérification à la connexion, en plus du mot de passe.
Pas d'effacement du jour au lendemain : essai terminé ou abonnement en retard, l'espace se verrouille et vos données restent intactes. Sans aucune activité pendant 6 mois, le centre est proposé à la suppression, puis effacé.
La direction exporte toutes les données du centre en une archive, à tout moment.

Démarrer en une journée

Créez votre centre et choisissez son type : vocabulaire, niveaux et modèles de documents sont prêts. Importez vos apprenants depuis Excel, déclarez vos cours, vos salles et vos sessions, invitez la réception et les formateurs, puis encaissez le premier paiement et remettez le premier reçu.

L'essai est gratuit et sans carte bancaire. Une question avant de vous lancer ? Un expert vous rappelle quand vous voulez.

Questions fréquentes

Quel logiciel utiliser pour gérer un centre de formation au Cameroun ?

Il vous faut un logiciel qui gère à la fois la pédagogie (sessions, planning, présences) et l'argent (paiements en tranches en FCFA, Mobile Money, relances), accessible depuis un téléphone. Palatryx réunit ces deux volets, en français et en anglais, avec un essai gratuit sans carte bancaire pour le vérifier sur votre propre centre.

Palatryx fonctionne-t-il en FCFA ?

Oui. Le FCFA est la monnaie par défaut : les montants se saisissent en francs entiers, sans centimes, et les reçus écrivent la somme en lettres en francs CFA. Le taux de TVA (19,25 % au Cameroun) se règle une fois pour le centre.

Palatryx existe-t-il en français et en anglais ?

Oui. L'interface, les messages et la documentation existent en français et en anglais. Chaque utilisateur choisit sa langue, le centre fixe la langue par défaut : pratique pour un centre bilingue.

Peut-on afficher le RCCM, le NIU et l'agrément MINEFOP sur les documents ?

Oui. Vous renseignez ces informations dans les paramètres du centre (elles sont facultatives), et elles figurent au pied des reçus, devis, attestations et contrats générés.

Puis-je gérer plusieurs sites, par exemple à Douala et à Yaoundé ?

Oui, avec la fonction Multi-sites : salles, sessions, dépenses et chiffre d'affaires sont ventilés par site, sous une seule direction.

Faut-il une connexion Internet permanente ?

Oui, Palatryx est une application en ligne : il faut une connexion, y compris une connexion mobile sur téléphone. En échange, rien n'est à installer ni à mettre à jour, et vos données sont conservées sur le serveur, pas sur un ordinateur du centre.

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