Logiciel de gestion des apprenants pour votre centre de formation
Identité, contacts, inscriptions, paiements, niveaux et documents : chaque apprenant tient sur une seule fiche, ouverte selon les droits de chacun.
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Une fiche complète pour chaque apprenant
Identité, téléphone, WhatsApp, e-mail, date de naissance, parents à prévenir : tout ce qu'il faut pour joindre l'apprenant et sa famille est sur une seule fiche, avec ses notes et son statut (actif, inactif, suspendu ou diplômé). En haut, quatre repères résument sa situation : inscriptions, assiduité, reste dû et contact. Le détail s'ouvre par onglets :
- Inscriptions : sessions suivies, formateur, salle, assiduité et statut.
- Niveaux : l'historique des niveaux validés au fil des sessions.
- Documents : attestations et contrats générés pour l'apprenant.
- Messages : ce qui a été envoyé à l'apprenant et à ses parents, dès qu'un canal d'envoi est connecté.
Un numéro d'inscription automatique, jamais réattribué
L'apprenant reçoit à sa création un numéro du type CDE-2026-0001 : le sigle de votre centre, l'année, puis un compteur qui repart de 0001 chaque année. Ce numéro ne change pas et n'est jamais redonné à un autre apprenant, même si la fiche est supprimée. Dans la liste, on retrouve quelqu'un par son nom, son numéro ou son téléphone, et l'on filtre par session ou par statut.
Finances de l'apprenant : payé, reste dû, retards
La page Finances dit en un écran combien l'apprenant a payé et combien il doit encore : total encaissé, reste à payer, tranches en retard, et historique des encaissements avec leur méthode (espèces, Mobile Money, carte, virement, chèque) et leur reçu imprimable. Les paiements se saisissent à la caisse et les montants se recalculent d'eux-mêmes, jamais à la main.
Un portail pour l'apprenant
Quand l'offre inclut le portail, l'apprenant dont la fiche est reliée à un compte accède à son espace : cours en cours, à venir et terminés, prochaines séances, progression, assiduité et reste à payer. Avec les cours en ligne, il y trouve aussi ses supports, ses quiz et ses certificats. Le portail se consulte : l'apprenant n'y modifie rien. Depuis la fiche, un bouton lui envoie, s'il a une adresse e-mail, un message pour créer son accès.
Import Excel et accès par rôle
Enregistrez votre tableur en CSV et déposez-le avec le modèle fourni : un aperçu signale chaque ligne à corriger avant la confirmation, et les doublons de téléphone ou d'e-mail sont ignorés.
Avec les rôles par défaut, la réception crée et modifie les fiches, les formateurs les consultent en lecture seule, et seul l'administrateur supprime : la fiche est archivée et ses encaissements restent dans le journal de la caisse.
Questions fréquentes
Quel logiciel utiliser pour gérer les apprenants d'un centre de formation ?
Il faut un outil qui relie la fiche de l'apprenant à ses inscriptions, ses présences et ses paiements, pour ne rien ressaisir. Palatryx réunit les trois sur une seule fiche, avec un essai gratuit sans carte bancaire pour le tester sur vos propres apprenants.
Puis-je importer mes apprenants depuis Excel ?
Oui, en CSV avec le modèle fourni : prénom, nom et téléphone sont obligatoires. L'inscription à une session et le rattachement à une entreprise se complètent ensuite sur chaque fiche.
Peut-on joindre les parents depuis la fiche de l'apprenant ?
La fiche garde le nom du parent et deux numéros, chacun avec son indicatif pays. Le bouton pour écrire à l'apprenant n'apparaît que lorsqu'un canal d'envoi (e-mail, SMS ou WhatsApp) est connecté.
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